Parece una simple pregunta y seguro muchos justificarán su ritmo de trabajo diciendo que así es su negocio, que así se mueve el mercado, así trabajamos en esta empresa, es por estar al día o cualquier otra excusa.
Nosotros estamos en desacuerdo; sabemos que surgen emergencias en el trabajo y que a veces (en contadas ocasiones), las cosas que se salen de control y hay que responder de forma inmediata. Por eso, que las empresas y colaboradores digan que su ritmo de trabajo es así, es un error y grave. Porque la mejor forma de responder a un problema o emergencia es teniendo todo lo demás controlado.
Es como estar haciendo malabares con siete pelotas chicas, y sin saber de donde, te cae una octava ENORME. Es imposible dar una respuesta eficiente. Uno de los principales males, desde nuestro punto de vista, es que actualmente esté sobrevalorado el multitasking. NO es ideal hacer muchas cosas a la vez, porque tu atención se divide y no logras cubrir ninguna de las tareas con el 100% de tu talento.
Para contrarrestar el multitasking existe, de toda la vida, la planeación. Una de las mejores estrategias laborales y personales que puedes tener. Primero trazar qué cosas, eventos o fechas importantes tienes en el mes. Estableciendo las fechas de entrega o límite en tu calendario. Después, separando el trabajo por semana y estructurando qué tareas puedes hacer por semana. Y finalmente, cada semana, desglosa qué tareas vas a hacer por día. Contemplando tener tres tareas prioritarias cada día, con las cuales debes acabar sí o sí y tratar de que sean la forma en que empiezas tu orden laboral para aprovechar las mejores horas de productividad de cada mañana.
Entendemos que tal vez no no puedas planear el mes completo; pero para que sepan a qué nos referimos. Cada año recibimos llamadas desesperadas por resolver crisis porque no hay nada planeado para el Día de las Madres, o el Día del Padre o Navidad. Ese es un síntoma claro de falta de planeación. Son fechas que siempre están, que cada año se celebran y que como parte de la comunicación interna, es obligado hacer algo para nuestros colaboradores. Si ya sabemos que están; ¿por qué las empezamos a resolver quince días antes, cuando podríamos empezar con dos meses de antelación y hacer algo realmente especial y memorable para nuestro equipo?
No podemos seguir avalando ese estilo laboral ni estilo de cultura laboral. NO es cierto que no se pueda planear. Debemos luchar por dejar de tener un trabajo que solo sea reactivo. Mientras más planeemos, mejor podremos hacer nuestro trabajo. Enfocarnos en innovación, estructura, proyección y crecimiento. Ser proactivos.
Uno de los principales malos hábitos que tenemos, es que escudamos la falta de estructura en estar pegados a nuestra bandeja de mail. Todo el tiempo viendo que entra y respondiendo a la carrera para llegar a tener cero mails pendientes. Bueno, como dice Jenna Kutcher fotógrafa entrepreneur, nuestro correo no debe controlar nuestras tareas ni lista de pendientes. Debemos trazar nuestra rutina laboral con planeación, y dentro de ese esquema, agendar un espacio al correo y dar prioridad a lo más importante que se irá programando y planeando con base a lo que ya tenemos agendado.
Tal vez no puedas arrancar de golpe, pero seguro puedes empezar a organizar poco a poco tus semanas y anticiparte a lo que viene. Te aseguramos que ese cambio de hábitos hace una enorme diferencia; que incluso, hará que ames más tu trabajo ya que tendrás espacios de pura concentración, sin distractores, haciendo lo que te apasiona.